Precentación de la empresa

DIMARSA comenzó a dar sus primeros pasos a mediados del siglo XIX, muy poco tiempo después de la fundación de Puerto Montt. El 1º de Noviembre de 1856 salió de Alemania el colono que fundaría más tarde un local comercial en el mismo lugar donde hoy se encuentra la Casa Matriz DIMARSA. Llegó el 12 de Febrero de 1856 junto a su señora y su pequeña hija de siete años, instalando un local de ventas.

Aunque era de oficio mueblista, comercializaba productos necesarios para el desarrollo de esta inhóspita región, como picotas, hachas y herramientas en general.

A fines de siglo ya tenía un nombre: Casa Blanca. Con el tiempo, el surtido de productos se amplió a los abarrotes, géneros y otros. Hacia 1920 pasa a llamarse Casa Outridge, luego en 1947 se incorpora la línea blanca con la distribución de Mademsa y Madeco. Finalmente en 1982 recibe el nombre de Distribuidora e Importadora DIMARSA S.A.

Hoy, después de ciento cuarenta y ocho años de trayectoria comercial se encuentra en pleno desarrollo, siempre adecuándose a las nuevas necesidades no sólo de Puerto Montt, sino también de la región, abriendo y renovando sus tiendas tanto en la capital regional como en Castro (1955), Calbuco (1982), Ancud (1986), Puerto Varas (1994), Quellón (2003).

Desde sus inicios, pasando por la antigua Casa Blanca hasta la actual DIMARSA, la empresa ha sido siempre dirigida por algún descendiente directo de su fundador, encontrándose hoy en manos de la sexta generación, la cual se ha encargado de proyectarla a este nuevo siglo.

El problema

Formulación del problema

El problema de Dimarsa comienza con el trabajo diario que se realizaba en torno a la venta y recepción de artículos en general el cual se realizaba y controlaba con el sistema kardex el cual estaba constituido por tarjetas de cartulina en la cual se controlaban el ingreso y salidas de productos como así también el stock de los mismos, este sistema funcionaba rellenado manualmente cada tarjeta la cual definía cada producto que la empresa tenia en stock, en estas tarjetas se rellenaban:
Código producto Nombre de producto Entrada de producto(unidades) Salida del producto(unidades) Stock final(disponible)

En base a esto cada tarjeta representaba cada producto existente en la empresa para su venta, lo cual se manejaba por cada empleado de la sección, como por ejemplo ventas, bodega, etc.
Este sistema fue utilizado durante 15 años o mas en la cual la empresa a medida que fue creciendo aumentaron los volúmenes de productos y así también su aumentó en las tarjetas del kardex lo cual comenzó a dificultar el manejo de la información del producto.
Junto con esto existían otros problemas que conforme fue aumentando el tamaño de la empresa y su demanda obstaculizaban el manejo de los productos ventas y servicios que esta entregaba. Otros problemas comunes fueron:
- La confección de boletas y facturas manuales.
- El control de ingreso de productos.
- El tiempo de espera en las transacciones de productos y ventas.
Esto en el área general de la empresa en la cual nos efocarememos en este trabajo.

Justificación

Debido al gran crecimiento y la exigencia del mercado el sistema de kardex no cumplía su función de control debido a los grandes volúmenes de información que se utilizaban, y no era un sistema confiable ya que dependía directamente da las personas que ingresaban los datos a las tarjetas del kardecs, lo que por ende comúnmente por olvido del la persona encargada de ingresar los datos omitía o simplemente olvidaba ingresar 1 dato lo cual afectaba luego directamente a toda la tarjeta, por ende las personas tendían a cometer errores de esta naturaleza comúnmente lo cual demandaba buscar una mejor herramienta o sistema de control para el aumento de la empresa.
Además el cliente demandaba una atención más rápida y sin mucha burocracia y junto con esto la empresa vio aumentada el crecimiento de clientes y demandas por productos.

Limitaciones.

En este punto no hubieron muchas limitaciones ya que la empresa contaba con recursos para implementar una mejor solución de sistema, y al verse sobrepasados por la información no les quedo otra opción que de invertir en un mejor sistema de control.
Aplicación de la solución

Cambios realizados

El primer cambio realizado a partir de este problema fue la implementación de maquinas automatizadas la cual contaba con una pobre y básica base de datos en la cual el vendedor solo podría ver información sin derecho a modificarla, lo que ocasionaba la lenta actualización de la información y ya que existía un control central se corría el riesgo de perderla información si haber un respaldo.
Este sistema en su primera instancia funciono de manera óptima en forma local pero con el tiempo y el mayo crecimiento de información y clientes, demando un menor tiempo en la atención de personas y actualización de información en la base de datos, además como la base de datos era central se no había una comunicación con las otras sucursales lo que dificultaba el control sobre estas en tiempo real, por ende si un producto no se encontraba en la casa central la información vital de que este producto estuviera en otra sucursal no era posible en corto tiempo, y así un sinfín de casos mas.
En base a que el sistema anterior no satisfacía completamente las necesidades y requerimientos de la empresa a mediados del año 2000 junto con el nacimiento internet y las redes de computadores, en la empresa dimarsa se comenzó a trabajar con estaciones de trabajos, y computadores para las principales áreas de la empresa y con esto su conexión en línea con sus diferentes departamentos y sucursales dentro y fuera de la ciudad las cuales constituían la red dimarsa. Junto con esto se modifica una nueva base de datos la cual era mas segura potente y dinámica, que permitía la comunicación en línea de todos los departamentos de la empresa y así también dependiendo del usuario tenía permisos y restricciones para acceder a la información y así su modificación.
Y por ultimo en este año se actualiza el sistema de control gracias al ERP el cual esta siendo implementado en las aéreas de manejo de la empresa.

Resistencia al cambio

En la empresa la resistencia al cambio fue grande ya que existían trabajadores que llevaban mucho tiempo en la empresa y estaban acostumbrados al viejo sistema de kardecs, ya que recodemos que la empresa dimarsa lleva trabajando hace 150 años y por ende existían muchos trabajadores antiguos en esta. Los cuales al momento de verse enfrentado a las nuevas tecnologías sin mucha capacitación, trabajaban con temor a cometer errores en su nuevo sistema de trabajo. Si bien hubo una capacitación esta fue de forma rápida y realizada por el área de informática, la cual no fue suficiente para lograr manejar de forma óptima el nuevo sistema. Lo que dificulto la optima ejecución del nuevo sistema de control en la empresa y sus áreas.

Conclucion

Podemos concluir que en la empresa dimarsa la tecnología de información a tenido una larga historia a medida que pasan los años de crecimiento en la empresa a partir del viejo sistema de kardex hasta el moderno sistema de ERP, han dado nueva forma a la empresa reduciendo sus tiempos de atención al publico, su mejor manejo de la información, la reducción de papeleo innecesario, mayor productividad de los trabajadores, etc.
Los que nos da a entender que las nuevas tecnologías de información forman parte de los nuevos requerimiento de las empresas en general y que tomando las decisiones a tiempo pueden dar grandes frutos en un corto tiempo, pero se a de tener en claro que se debe invertir tiempo y recursos para lograr una buena implementación en los nuevos sistemas.